Helderheid tijdens en aan het einde van de rit.

Bij informatie voor pensioenfondsen over uitbesteding van bedrijfsprocessen blijft invulling van de exit-bepalingen achterwege. Dat is vreemd, want veel administraties zijn lastig over te dragen, wat veel onnodige kosten en een teruglopend serviceniveau met zich meebrengt. Het kan zelfs een drempel opwerpen om überhaupt over te stappen. Afspraken om de administratie op orde te houden en goede exit-bepalingen helpen problemen te voorkomen.

Pensioenfondsen moeten beweeglijk zijn en zich sneller dan voorheen kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Het is de nieuwe realiteit waarin we leven. Om daar naar te kunnen handelen, heeft De Nederlandsche Bank (DNB) afgelopen juni haar ‘Guidance: uitbesteding door pensioenfondsen’ uitgebracht. In deze handreiking stelt de toezichthouder wel dat er exit-clausules opgesteld moeten worden, maar wat daar precies in dient te staan wordt niet vermeld. Op zijn zachtst gezegd is dit opmerkelijk, want tussen 2007 en 2012 zijn 357 pensioenfondsen gestopt en heeft het merendeel van deze fondsen zijn verplichtingen ondergebracht bij een verzekeraar, stelt DNB zelf. En ook zijn er steeds meer fondsen die niet stoppen, maar toch hun administratie elders onderbrengen. Het gaat hierbij niet alleen om de ‘kleintjes’, maar ook fondsen van omvang, zoals voor het bakkersbedrijf en de landbouw. Een reden kan zijn dat er een mismatch is ontstaan tussen het beleid van het fonds en de invulling daarvan door de uitvoerder; de praktijk past niet meer bij de visie. Ook is het mogelijk dat de uitvoerder niet meer kan voldoen aan gemaakte afspraken over governance of service. Of simpelweg dat de kosten naar beneden moeten.

Onwenselijke situatie

Administratie-overdracht is een activiteit die veelal in korte tijd en onder hoge druk plaats moet vinden. Fondsen willen zo snel en compleet mogelijk over. Dat vraagt om bereidwilligheid van de latende uitvoerder. Maar bij die uitvoerder verdwijnt werk en daarmee vaak ook arbeidsplaatsen. Om die reden is het goed denkbaar dat een uitvoerder moeite heeft om de overdracht te regelen. Latende uitvoerders hebben vaak ook problemen om data uit hun systemen te krijgen. Dat betekent meerwerk voor de IT-organisatie, waarvoor extra kosten in rekening worden gebracht. Als de hoogte van deze kosten nooit besproken is, leidt dit tot onzekerheid. Daarna zal de ontvangende partij ook zelf nog haar controles moeten uitvoeren, waardoor de kosten verder oplopen. Het is ook niet alleen een situatie die zich achter de schermen afspeelt. Doordat gegevens niet gelijk zijn te gebruiken door de ontvangende organisatie ontstaat er vaak een dip in de dienstverlening. Na de overgang nemen klanten contact op met de nieuwe uitvoerder, maar die zal door ontbrekende gegevens een beroep moeten doen op de latende uitvoerder. Een onwenselijke situatie.

Eerder structureren dan bij overstap

Het overgangsproces versoepelen kan door enerzijds vooraf afspraken te maken over extra handelingen en uitloop- en inloopmutaties zoals een jaarwerk opmaken en het versturen van UPO’s en jaaropgaves. En anderzijds door afspraken te maken over de kwaliteit en toegankelijkheid van de administratie. Dat betekent onder andere het wegwerken van achterstanden en het gladstrijken van fouten (zie ook kader). Structurering van de administratie geeft per definitie voordeel. Het verkleint foutmarges en verhoogt de  doorlooptijd en kwaliteit richting klanten. Je wilt op ieder moment kunnen toetsen wat de status is van de administratie: zijn de dienstverlening en de prijs nog wel marktconform? Wanneer uit een benchmark blijkt dat dit niet zo is, dan wil je als fonds in de mogelijkheid zijn om over te kunnen stappen. Het is aan te raden om – zoals momenteel gebruikelijk is – niet alleen een accountant en pensioenadviseur de stand van zaken te laten toetsen, maar ook een IT-expert mee te laten kijken. Dan kunnen de besturen van pensioenfondsen en uitvoerders samen richting de toezichthouder aantonen dat de datakwaliteit in orde is en gegevens goed zijn te ontsluiten. Vanuit de toezichthouder wordt hier steeds meer nadruk op gelegd.

Goede onderhandelingspositie

Een knelpunt is dat een uitvoerder er geen belang bij heeft dat een pensioenfonds snel kan switchen. Dat er geen afspraken zijn gemaakt met de latende uitvoerder zorgt zoals gezegd voor hoge kosten, die een drempel opwerpen. Je kunt veroordeeld raken tot je uitvoerder. Kunnen switchen is goed voor de onderhandelingspositie. Het is een reden om zo spoedig mogelijk te zorgen dat de administratie doorgelicht en gestructureerd wordt. Een passend moment hiervoor is herzien van contracten of bij organisatorische of IT-wijzigingen bij de uitvoerder.

Positiever gesteld is het ook zo dat een uitvoerder die de administratie op orde heeft en transparantie biedt, aangeeft overtuigd te zijn van zijn eigen dienstverlening. Hij weet immers dat een fonds relatief eenvoudig kan overstappen naar een andere uitvoerder en hij kwaliteit moet leveren om zijn business te behouden. Uiteindelijk leidt dat tot voordeel voor beide partijen.

 

Kwaliteit administratie: vijf hoofdpunten

De pensioenadministratie op orde krijgen, kent enkele belangrijke aandachtspunten. De vijf prominentste zijn:

  1. Actualiteit: Belangrijk is dat de administratie tot het moment van overgang bij is. Er mag geen werkvoorraad zijn en de aanleverende partijen moeten tijdig gewaarschuwd zijn om alle mutaties met een datum voor de migratiedatum ruim voor de transitiedatum aan te leveren, zodat deze nog verwerkt worden.
  2. Implementatie wetgeving: De snelheid waarmee nieuwe wetgeving wordt geïmplementeerd is bepalend voor hoe snel je kunt overstappen naar een andere uitvoerder. Een fonds moet pro-actief inspringen op nieuwe wetgeving en zo snel mogelijk keuzes maken om de implementatie tijdig te kunnen starten. De uitvoerder kan ervoor zorgen dat er een conversieplan klaar ligt, de technische implementatie standaardiseren en eventueel zorgen voor clusters in de populatie.
  3. Implementatie regelingen: Vrijwel ieder jaar zijn er wijzigingen in regelingen aan de orde. Ook de snelheid van de implementatie hiervan is van invloed op de kwaliteit van de administratie. De benadering is hier gelijk als bij de implementatie van wetgeving.
  4. Juistheid van gegevens: Zowel van werknemers- als werkgeverskant wijzigen de basisgegevens. Om juistheid te borgen is een goede werkvoorraadregistratie van belang en goed ingerichte processen om deze werkvoorraad te verwerken. Daarnaast is het koppelen van gegevens tussen interne systemen en met externe bronnen belangrijk.
  5. Toegankelijkheid van gegevens: Buiten dat de administratie up tot date is, is het ook belangrijk dat deze goed is te verplaatsen. Extractie van gegevens is ingericht en bevat zo min mogelijk handmatige handelingen.

 

Auteur: Rob van Kerpel, Senior Partner